Par Isabelle BOUTIN, directrice associée du cabinet, directrice de projets SI et en charge de l’offre Management de projets.
- Cadrer
La phase de cadrage est essentielle pour la réussite du projet. Cadrer, c’est définir :
- Pourquoi ? Quels sont les enjeux auxquels répond le projet ? Qu’est-ce qu’il va apporter à l’entreprise ?
- Quoi ? Quels sont les objectifs poursuivis ? Qu’y a t’il à réaliser concrètement ?
- Qui ? Qui est concerné ? Qui va travailler sur le projet ? Est-ce-que ces personnes sont disponibles ?
- Comment ? Quelle démarche adopter ? Les grandes étapes ?
- Combien ? Quels moyens sont accordés au projet ? Quel budget ? Quand ?
Si ces paramètres ne sont pas clairement définis avant de commencer le projet, il vaut mieux ne pas le commencer.
Nombreux sont les projets qui ont démarré avec un cadrage peu défini voire même sans cadrage. Le mieux, dans ce cas, est d’arrêter le projet pour prendre le temps de le cadrer avant de le poursuivre et se rendre compte dans un second temps qu’il y a un manque de clarté (que ce soit sur le périmètre, les objectifs, les enjeux, les moyens…).
- Communiquer
La communication, c’est veiller à ce que tous les acteurs qui sont concernés ou impliqués par le projet aient le bon niveau d’information tout au long du projet. En tout cas, la communication doit toujours rappeler la promesse du projet et être alignée sur ses grands enjeux et objectifs. (??)
- Back-uper
La bonne pratique veut que, pour chacune des personnes, un “back-up” ou un remplaçant soit défini, à minima pour les personnes clés pour le projet.
Ce point est d’autant plus important pour les projets longs, il faut s’assurer qu’en cas de départ d’un acteur projet une personne puisse prendre le relai avant de trouver une solution pérenne.
Il faut donc constituer une équipe polyvalente et complémentaire de telle sorte que le projet ne soit pas dépendant d’une personne.
De manière plus générale, en termes de gestion de risques, il est important que le projet n’ait pas de personnes critiques sans lesquelles il ne pourrait pas avancer.
- Les ressources
Il est important de réfléchir au mode de contractualisation avec les différents prestataires qui vont intervenir sur le projet (éditeur, intégrateur, consultants). Il faut prendre le temps de poser les éléments d’un plan d’assurance qualité pour éviter toute incompréhension.
Côté ressources internes, le projet ne peut pas commencer tant que les personnes ne sont pas disponibles même si c’est souvent le cas. Cela signifie que l’on doit recruter des intérimaires ou CDD pour renforcer les équipes internes
Exemples de projets en charge de JBG Consultants
JBG Consultants intervient sur des missions diversifiées en termes de pilotage de projet : mise en oeuvre de SI, projets de transformation de Supply Chain mais aussi fusion d’entreprises. Spécialistes de la filière agroalimentaire, nous maîtrisons les spécificités de la filière et de ses projets.
Nos consultants sont capables de conseiller les personnes en charge du pilotage de projet en termes de méthodologie projet et outils, avec une présence et animation de chaque grande instance du projet. Également, nous pouvons intervenir et reprendre un projet en souffrance. Pour ce faire, la mission démarre par un diagnostic afin de comprendre toutes les raisons pour lesquelles le projet en est là en balayant tous les paramètres d’un projet (humains, organisationnels, systémiques). Une fois que le diagnostic est posé et partagé, un recadrage est fait avec l’équipe projet afin de le remettre en route et sur la bonne voie.
Nous pouvons également piloter des chantiers métiers d’un projet, par exemple la conception, les tests unitaires, la recette fonctionnelle mais également tout le chantier d’accompagnement au changement avec l’analyse d’impacts, l’organisation et l’animation des formations. Nous pouvons aussi piloter les chantiers plus techniques comme le chantier interfaces entre les différents systèmes d’information mais également la reprise de données ou la bascule.