Nathalie, Peux-tu te présenter rapidement ?
Je suis directrice de projet informatique, spécialiste des référentiels et des échanges de données dématérialisées et experte en échanges de données standardisées GS1. Forte d’une expertise largement éprouvée dans ce domaine, j’ai rejoint JBG Consultants il y a 2 ans pour développer l’offre Référentiel du cabinet.
Peux-tu définir en quelques mots ce qu’est un référentiel ?
Un référentiel c’est une base de données centrale qui contient les données référentes et communes à l’ensemble du système d’information de l’entreprise.
Un bon référentiel a des données de qualité auxquelles tous les intervenants de l’entreprise se réfèrent. C’est le contraire de tableaux Excel qui coexistent dans les services sans que personne ne sache bien où est la bonne version à jour et complète.
Un bon référentiel se doit de fournir une bonne qualité de données et de maîtriser la gouvernance : c’est-à-dire “qui fait quoi” et “qui intervient sur quelle donnée”. Bien souvent, il doit aussi pouvoir être omnicanal, c’est-à-dire s’adapter à tous les canaux de vente de l’entreprise : serveur, site internet de vente, smartphone etc…
Quels sont les enjeux d’un bon référentiel?
Les enjeux d’un bon référentiel sont divers :
- La productivité pour limiter les pertes de temps en saisies multiples, recherches de données, validation… La rationalisation des outils est un des moyens pour éviter que les services utilisent chacun leurs propres bases de données
- Le maintien dans le temps de la qualité du référentiel et donc s’assurer de la connaissance de ses règles de gestion
Quelles sont les grandes étapes d’un projet référentiel ?
Que ce soit pour un projet de fusion ou de construction d’un référentiel au sein d’une entreprise, la première étape consiste à faire l’état des lieux des données existantes.
On va ensuite chercher à aligner les concepts utilisés par les différents services pour construire le modèle de données cible et les règles de gestion associées.
On doit également organiser la gouvernance. En effet, dès le départ il est primordial d’identifier qui est propriétaire de la donnée, qui la valide et qui a le droit de la modifier. Pour cela, on va regarder les liens entre les données, et quel impact aura tel ou tel changement pour construire le référentiel de toutes les données. On définit les règles de gestion des changements des données etc…
En amont, il y a l’étape de nettoyage des bases de données existantes pour organiser la reprise de données de l’ancien vers le nouveau système. A cette étape, on cherche à éviter les doublons, à homogénéiser les libellés, à compléter les données éventuellement…
Ces étapes sont spécifiques à un projet référentiel, mais les étapes classiques d’un projet sont aussi présentes : cadrage, lancement, réalisation, tests, pilote et déploiement etc…
Quels conseils donnerais-tu aux entreprises qui débutent leur réflexion sur les référentiels ?
Selon moi, même si c’est un petit référentiel, on doit passer par les étapes que je viens de décrire même si on peut aller très vite.
Il faut bien avoir en tête qu’un projet référentiel n’est pas un projet technique mais bien un projet transversal à tous les métiers et toutes les parties prenantes de l’entreprise doivent être impliquées.
Quels conseils donnerais-tu aux entreprises qui fusionnent, se réorganisent et qui doivent adapter leur référentiel ?
Ces entreprises doivent se poser des questions clés pour rendre le référentiel plus efficace :
- Est-ce que les règles de gestion sont en place, documentées et répertoriées ?
- Comment est organisée la gouvernance ?
- Les processus métier sont-ils bien formalisés, pilotés par des indicateurs clés ?
Ensuite, elles peuvent se demander si elles ont besoin d’un responsable de l’organisation de ces données, un Master Data Manager ou d’un service référentiel qui va gérer le référentiel et la gouvernance. Le service référentiel peut prendre des engagements de service vis-à-vis des différentes entités de l’entreprise ; c’est-à-dire qu’il est engagé à répondre à différentes sollicitations dans un délai déterminé. Le service référentiel adapte le système de données aux exigences de l’entreprise et doit anticiper les évolutions.
Le référentiel est donc le socle de l’architecture du système d’information, c’est pour cela qu’un projet référentiel est structurant pour l’entreprise.
Quelle offre propose JBG Consultants ?
JBG Consultants peut réaliser un diagnostic et faire des recommandations sur l’organisation, le système et les projets associés. Le cabinet peut accompagner les entreprises dans l’amélioration de la gouvernance des données. En effet, la performance du système de données, si bien défini et structuré soit-il, dépend beaucoup de la gouvernance mise en place. Enfin, JBG Consultants peut accompagner un projet référentiel sur toutes les étapes qui viennent d’être décrites.